Caisse à outils de base

Service gratuit

Membres Machinerie + Culture Montréal

La nouvelle initiative de la Machinerie permet aux artistes et aux organismes culturels de profiter de 25 outils professionnels, la Caisse à outils de base, afin de les aider dans la gestion de leurs projets ou entreprises.

La Caisse à outils est constituée de quatre modules : Administration, Communication, Diffusion et Production. Chacun des modules comprend plusieurs outils contextualisés et annotés. Ils ont été développés par Jod Léveillé-Bernard au sein d’une cellule d’outilleurs constituée de Caroline Ferland, Josée Guérette, Sarah Pinelle et Lydie Revez ; des ressources affiliées de la Machinerie.

Afin de profiter de manière optimale de ces outils, il est recommandé de contacter l’équipe de la Machinerie par téléphone ou par courriel pour obtenir des conseils permettant une appropriation plus efficace de ceux-ci.

Ce projet n’aurait pas été possible sans le soutien important des différents partenaires impliqués dans le projet : la Caisse de la culture, le Conseil des arts de Montréal, la Ville de Montréal pour le portail Artère et Culture Montréal.

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Production

P-1 Gestionnaire de Cycles de création -  Télécharger

Cet outil aide à la planification et à la visualisation dans un calendrier des différentes étapes de chaque projet artistique (recherche, création, production, diffusion, reprise, tournée).

P-2 Gabarit de Budget de projet

Cet outil gère les prévisions budgétaires pour les dépenses liées à un projet qu’il s’agisse d’une création, d’une reprise ou d’une tournée et permet la révision et les suivis comptables.

P-3 Trousse d’engagement

Cette trousse comprend un modèle de base d’engagement d’un salarié et celui d’un travailleur autonome à personnaliser avec l’aide d’un organigramme des rôles liés à une production ainsi que d’une liste des tâches exigées par corps de métiers.

P-4 Gestionnaire de Production (court terme)

Cet outil regroupe le cahier de régie, la gestion des présences en scène, le suivi des répétitions, les disponibilités à court terme de l’équipe et d’autres informations pertinentes liées à l’assistance à la mise en scène, à la régie d’un spectacle et à la direction de production.

P-5 Gestionnaire de Production (long terme)

Cet outil regroupe les disponibilités de l’équipe artistique, l’équipe de production et celles des lieux de créations et permet de visualiser l’ensemble des dates importantes sur une période de 3 ans.


Administration

A-1 Gabarit de Suivi de subventions -  Télécharger

Cet outil aide à la planification et au suivi des dépôts de demande de subventions pour de multiples projets et à l’émission des rapports finaux.

A-2 Gabarit de Budget annuel (fonctionnement et projets)

Cet outil gère les prévisions budgétaires pour les dépenses de fonctionnement, de promotion, et celles de création, production et diffusion selon le nombre de projets en cours.

A-3 Gabarit de Feuille de temps

Cet outil comptabilise les heures à payer d’un travailleur autonome sur 1 à 26 périodes de 2 semaines chacune et fournit un sommaire pour faciliter la préparation des T4A.

A-4 Gabarit de Rapport de paiements de droits de suite

Cet outil comptabilise annuellement les droits de suite à verser à un concepteur selon le nombre de représentations effectuées.

A-5 Gabarit de Rapport de dépenses

Cet outil aide à la gestion et à la comptabilisation d’une petite caisse et/ou des dépenses d’un individu, gère les remboursements à effectuer, et cela par postes budgétaires.


Communication

C-1 Ligne directrice des communications-  Télécharger -  ( en PDF )

Cet outil aide à définir et rédiger une ligne éditoriale pour clarifier et unifier l’identité textuelle et visuelle des contenus de communication et de promotion autour d’un organisme, d’un projet et/ou d’un individu.

C-2 Gabarit de Communiqué de presse

Cet outil guide à la rédaction d’un texte destiné aux médias. Il présente, de façon succincte, toutes les informations importantes et utiles sur la nouvelle à annoncer.

C-3 Gestionnaire de Médias sociaux

Cet outil planifie les publications et leurs contenus (textes, images, liens). De plus, il identifie les applications qui permettent de gérer les médias sociaux.

C-4 Gabarit d’un Dossier d’approche pour levée de fond

Cet outil a été conçu pour présenter un organisme et/ou un projet à des donateurs potentiels dans le cadre d’une collecte de fonds.

C-5 Gabarit d’Entente de partenariat

Cet outil définit et encadre une entente d’échange de service et/ou de visibilité entre deux parties.


Diffusion

D-1 Gabarit de Suivi de la mise en marché-  Télécharger

Cet outil liste les diffuseurs potentiels et les opportunités de diffusion pour un ou plusieurs projets, et permet de planifier les démarches à effectuer et d’en assurer le suivi.

D-2 Gabarit de Conditions générales d’un spectacle

Cet outil centralise toutes les informations spécifiques et techniques autour d’un spectacle (nom, équipe, conditions financières, responsabilités du diffuseur, etc.) pour faciliter la discussion avec un diffuseur et le début des négociations.

D-3 Gabarit d’un Outil promotionnel

Cet outil sert à promouvoir un spectacle auprès d’un diffuseur et de concentrer les informations pertinentes liées à la vente.

D-4 Préparation pour un marché

Cet outil permet de tenir à jour une liste des marchés promotionnels. Il comprend un aide-mémoire des bons outils et matériels promotionnels à avoir lors de la participation à une foire ou un évènement lié à la promotion de la vente d’un spectacle.

D-5 Gabarit de Cahier de tournée

Cet outil aide à la préparation d’un cahier de tournée destiné à informer les membres d’une équipe sur le déroulement d’une tournée.